KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL

Dimana pun anda bekerja, pastilah tidak dapat terlepas dengan lingkungan klompok kerja. Pada organisasi manapun anda tidak dapatb terlepas dengan ikatan kerja dengan orang lain. Kelompok kerja yang kecil yang sering rutin terjadinya interaksi dengan anda mungkin mulai dengan sub organisasi atau kelompok kecil. Kelompok kecil ini disesbut dengan tim. Keberhasilan tim akan sangat mempengaruhi keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Paktor yang dominant penyebabnya terjadinya komunikasi yang sehat antar anggota tim sebagai satu kesatuan sinergi.

ALASAN MENGAPA MEMBENTUK TIM:

Agar mencapai tujuan organisasi yang rasanya sangat sulit dicapai maka Organisasipun membentuk tim dengan alasan sebagai berikut:

• Keputusan yang lebih baik; keputusan umumnya akan menjadi lebih akurat dan efektif karena anggota kelompok dan tim memberi kontribusi keahlian dan sudut pandang yang berbeda.
• Respon yang lebih cepat. Ketika harus diambil keputusan untuk merespons persaingan atau untuk menyelesaikan suatu masalah, kelompok dan tim kecil dapat bertindak dengan lebih cepat.
• Meningkatkan produktivitas; karena mereka sering lebih dekat pada tindakan dan pelanggan, anggota tim dapat melihat peluang-peluang untuk meningkatkan efisiensi.
  Penerimaan (“buy-in”) yang lebih besar; keputusan yang diputuskan bersama-sama, biasanya diterima lebih baik karena anggotanya yang memutuskan solusi dan lebih bersedia untuk mendukungnya.
• Resistensi yang lebih rendah terhadap perubahan; orang yang memberi masukan pada pengambilan keputusan biasanya lebih bersahabat, tidak agresif dan tidak resiten terhadap perubahan.
• Meningkatkan moral karyawan; kepuasan pribadi dan moral kerja meningkat ketika tim mencapai sukses.
• Mengurangi resiko; semua anggota merasa bertanggung jawab atas suatu keputusan sehingga mengurangi resikjo bagi setiap orang.

KERJA SAMA TIM FUNGSIONAL DAN PERAN

Kerja sama tim terdiri dari:

• Kerja sama fungsional: merupakan kerja sama antara beberapa orang , beberapa unit atau bagian, yang memiliki fungsi yang berbeda dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan. Setiap unit atau bagian mendelegasikan orangnya (anggotanya) untuk menjadi anggota tim dan dapat digantikan sewaktu-waktu oleh orang lain dari tim yang sama. Jadi siapapun yang menjadi anggota tim tidak terlalu penting yang penting memenuhi keterwakilan setiap fungsi. Kapasitas individu tidak menjadi hal yang penting, karena tanggung jawab dipikul oleh unit atau bagian yang diwakilinya. Kehadiran individu dalam tim bukan karena ia memiliki kemampuan khusus yang diperlukan oleh tim tetapi adalah mewakili unit atau bagiannya.
• Kerja sama peran: didasarkan atas pandangan tidak ada manusia yang sempurna (nobody perfect), maka kerja sama sangat diperlukan berdasarkan atas gabungan dari kemampuan lebih yang dimiliki tiap-tiap individu untuk melaksanakan suatu tugas khusus. Jadi kerja sama peran diperlukan atas dasar kesadaran bahwa secara individu seseorang memiliki kelebihan (kompetensi) yang dapat memberikan nilai tambah bagi orang lain di satu sisi, dan sisi lain juga memiliki kekurangan yang memerlukan bantuan orang lain. Oleh sebab itu, dalam kerja sama peran, keikutsertaan seseorang benar-benar karena didasarkan atas pertimbangan kompetensi diri yang dimilikinya. Harus disadari, dalam kerja sama peran setiap anggota harus berada pada posisi memberi (give), bukan posisi meminta (take). Harus mampu dan menyadari serta menerima apa kelebihan dan kekurangan diri dan apapula yang menjadi kelebihan dan kekurangan rekannya dalam tim. Hormat (respect ) dan saling percaya (trust) saling anggota tim merupakan suatu kondisi yang tiodak dapat ditawar.

PERAN-PERAN DALAM TIM

Belbin (ahli tim) berbpendapat bahwa, tim kerja akan efektif apabila orang-orang yang ada didalamnya terdiri dari berbagai kateristik sehingga tiap keberagaman tersebut setiap orang dapat memberikan kontribusi yang terbaik untuk hasil yang luar biasa. Kelompok yang idial menurut Belbin perlu adanya orang-orang seperti karakteristik berikut:

• Coordinator (CO): Seseorang yang berkarakter atau kepribadian; pemikir yang disiplin cenderung mengkoordinir dan mengorganisir tim untuk mendapatkan komposisi peran yang seimbang untuk mencapai tujuan bersama. Orang seperti ini cenderung menjadi tumpuan tim dan menjaga setiap anggota tetap pada perannya.
• Shaper (SH): Seorang berkarakter yang agresif, dengan karakter yang kreatif , yang memberikan dinamika dan pengarahan terhadap kelompok, menyediakan motivasi serta energi (kekuatan) dan sedikit kepemimpinan di dalam beberapa tugas kepeloporan baru.
• Plant (PL): Rendah hati, tetapi bijaksana, memberikan gagasan-gagasan bagi kemajuan dengan merenungkan permasalahan dengan tenang, dan biasanya suka menyendiri. Tipe orang seperti ini tidak suka menjadio pusat perhatian, pribadi ini kadang-kadang memerlukan pancingan untuk memberikan kontribusinya yang optimal.
• Monitor Evaluator (ME): seorang yang hati-hati mengevaluasi gagasan-gagasan dan beragumentasi untuk memastikan kebenarannya, menyoroti masalah dengan pendekatan kreatif, serta memeriksa ketelitiandan efektivitas usul serta solusi.
• Implementer (IMP): Seorang yang efisien dan berhubuingan langsung dengan pekerjaan, mengetahui prosedur, serta mempunyai suatu pendekatan yang ralitis, memastikan bahwa arsip-arsip disimpan sebagaimana mestinya, menyimpan daftar jam perjalanan dan tabel kemajuan terbaru-serta terutama sekali menginginkan peran yang berrtanggung jawab atau lebih penting.
• Team Worker (TW): mengurus kelompok sebagai regu, bkerja secara rendah hati untuk melihat bahwa ada keselarasan, memecahkan konflik, mendengarkan permasalahan, memperlancar hubungan, mendorong orang lain untuk maju.
• Resource Investigator (RI) Tukang pasang yang menyediakan informasi dan jaringan sosial untuk informasi serta sumber daya, dan mempunyai banyak hubungan, Tipe ini terkesan ramah dan terlalu santai.
• Completer Finishing (CF) yang memandu dan membujuk serta mengomeli kelompok untuk memenuhi batas waktu dan mematuhi kendali. Kaqdang-kadang menunjukan rasa tertarik; memberi kelompok perasaan penting bila perlu.
• Specialist (SP): Seorangt yang pokus padfa tugasnya, sering menjadi penyedia pengetahuan dan keahlian yang jarang dimiliki oleh anggota lainnya. Biasanya bersikap penuh dedikasi dan rendah hati.

EMPAT TAHAP PEMBENTUKAN TIM:

• Forming (Pembentukan): anggota tim baru mencoba mengenali orang lain sesama anggota, apa yang dilakukan dan bagaimana bertindak, para anggota dipengaruhi oleh harapan dan keinginan bersama, mereka secara serius mencoba memahami bagaimana menjalankan kelompok (tim) tersebut. Bahkan secara khusus mereka memperkirakan bagaimana kemungkinan gaya kepemimpinan dalam kelompok tersebut.
• Storming (Gejolak): Setelah adanya penemuan harapan dan keinginan yang selaras dan sesuai pada tahap pertama, maka mulai ada kelihatan konflik. Masing-masing anggota akan memperjuangkan pendapatnya sendiri dan menentang pendapat yang berbeda, kondisi kritis dapat terjadi bila perbedaan pendapat tidak menemui kesepakan sehingga dapat membuat tim bubar.
• Norming (Pendewasaan): Terjadi kerja sama. Anggota tim telah menemukan kesesuaian termasuk metode kerja tim secara umum, dan setiap orang berkeinginan untuk berbagi. Anggota sanggup menyatukan pendapat-pendapat mereka untuk kebutuhan tim yang lebih utama, konflik, ketidak percayaan telah memudar digantikan dengan kerja sama.
• Performing (Pelaksanaan / transpormasi): Tahap ini dicirikan oleh penekanan yang lebih berorientasi pada pencapaian tujuan tim dari pada sistem atau proses kerja tim untuk mencapai tujuan tersebut. Hubungan yang telah terbagun pada tahap sebelumnya terutama tahap Pendewasaan, menimbulkan loyalitas (kesetiaan). Jika ini terjadi maka tim akan sanggup melaksanakan tugas yang lebih kompleks dan pengatasi perubahan yang lebih pesat.

MEMBANGUN SINERGI

Kekuatan terletak pada perbedaan bukan kesamaan. –Stephen R. Covey)

• Pembentukan suatu tim kerja adalah untuk mewujudkan sinergi. Gabungan kemampuan dan karakter yang berbeda akan memperkuat kemampuan suatu tim untuk mencapai hasil yang diingini.
• Sinergi merupakan keseluruhan, lebih besar dari jumlah bagian-bagiannya. Sinergi hanya terjadi jika bila dua orang atau lebih menghasilkan lebih banyak secara bersama-sama diabanding penjumlahan apa yang dapat mereka hasilkan secara sendiri-sendiri.

Proses Sinergi:

• Hubungan saling percaya: tanpa rasa saling percaya kedua belah pihak atau lebih yang bekerja sama akan terjebak pada perbedaan-perbedaan mereka dari pada hasil yang diingini.
• Pola pikir menang-menang; selalu berpikir untuk kepentingan bersama dari pada kepentingan sendiri-sendiri.
• Komunikasi Efektif: Berusaha untuk memahami terlebih dahulu baru kemudian difahami. Komunikasi akan terjadi dengan baik jika pihak-pihak atau individu berusaha memahami satu sama lain terlabih dahulu dari pada berdebat untuk mempertahankan pendapat masing-masing.
• Menghargai perbedaan; menghargai perbedaan merupakan peluang untuk belajar.